Uważam, że każdy może mieć dobry pomysł, o czym pisałam całkiem niedawno w tekście „Dobre pomysły chodzą po ludziach”.
Wiem też, że w wielu firmach te dobre pomysły nigdy nie doczekują się realizacji. Ba! Czasami nawet nigdy nie zostaną wypowiedziane na głos. Dlaczego tak się dzieje?
Powodów może być wiele:
- Nikt w firmie nie pyta ludzi o pomysły i nie zachęca do dzielenia się nimi.
- Ludzie nie chcą się wychylać lub nie wierzą w jakość swoich pomysłów.
- Panuje podział na tych od myślenia (kadra zarządzająca) i tych od robienia (reszta firmy).
- Pomysły zgłaszane przez pracowników są ignorowane.
- Pomysły umierają śmiercią naturalną, bo nie mają konkretnego planu i odpowiedniego priorytetu.
W efekcie obie strony są stratne, bo pracownik nie wykorzystuje swojego potencjału lub frustruje się tym, że jego pomysł się zmarnował, a firma traci szansę na rozwój i zniechęca do siebie zatrudnionych ludzi.
Jak więc podejść do nowych pomysłów w firmie?
A konkretniej: jak manager może sprawić, aby ludzie z jego zespołu wykorzystywali swoją kreatywność do lepszej realizacji celów firmowych?
1. Zachęć do zgłaszania pomysłów
- Przy każdej okazji mów, że jesteś otwarty na nowe pomysły i inne punkty widzenia.
- Wyłapuj nowe idee podczas rozmów oraz spotkań i rozpoczynaj dyskusję o nich od razu lub zapisuj i wracaj później do ich autorów, np. na spotkaniach 1:1.
- Stwórz formularz zgłaszania nowych pomysłów, gdzie każdy może, anonimowo lub imiennie, zgłosić wszelkie nowe inicjatywy.
- Organizuj regularne (np. raz na miesiąc lub kwartał) sesje pomysłów, czyli spotkania na których każdy może podzielić się tym, co nowego przyszło mu do głowy.
- Organizuj konkursy na najlepsze pomysły. Oczywiście koniecznie z nagrodami 😊
2. Stwórz system oceny pomysłów
Najlepiej, aby proces i kryteria oceny były jasno określone i wszystkim znane. Wtedy minimalizujesz ryzyko tego, że któryś z pomysłodawców poczuje się niesprawiedliwie potraktowany.
Na pewno warto określić, kto jest oceniającym.
Może to być sam manager, jednak polecam inne rozwiązania, jak powołanie w zespole lub nawet w całej firmie specjalnej „komisji ds. pomysłów”, która analizuje wszystkie zgłoszone idee lub bardziej demokratyczne rozwiązanie – ocenę pomysłów przez cały zespół, np. poprzez głosowanie. Uniezależniając wybór pomysłów do realizacji od oceny tylko jednej osoby umożliwiasz bardziej obiektywne podejście do tematu oraz uwzględniasz różne perspektywy i potrzeby.
Kolejny ważny element to kryteria oceny pomysłów.
Tutaj możliwości jest wiele, bo wszystko zależy od sytuacji i celu. Mogą to być zarówno uniwersalne kryteria dla wszystkich zgłaszanych w ciągu roku pomysłów, jak i dopasowywane każdorazowo pod akcję szukania najlepszego rozwiązania w konkretnej sytuacji.
W przypadku zespołowego banku pomysłów, proponuję wykonywanie pierwszej selekcji w oparciu o 3 proste, ale bardzo ważne pytania:
- Czy to dobre dla naszego zespołu?
- Czy to dobre dla całej firmy?
- Czy to dobre dla naszych Klientów?
Ostatnim krokiem jest wybór formy oceny pomysłów.
Przykładowo może być to:
- Ocena punktowa (jednowymiarowa lub w ramach poszczególnych kryteriów).
- Głosowanie (wybranej grupy osób decyzyjnych lub wszystkich zainteresowanych).
- Eliminacja – stopniowe odrzucanie najsłabszych pomysłów.
3. Dobrze planuj realizację pomysłów
Po wyborze najlepszych pomysłów przychodzi czas na ich realizację.
To etap kluczowy, ponieważ wiele świetnych pomysłów, które naprawdę są warte wdrożenia, utyka później gdzieś w czasoprzestrzeni i nigdy nie dociera do szczęśliwego końca.
Powodem takiej sytuacji może być:
Powierzenie realizacji pomysłu jego autorowi.
Często zakładamy, że jeśli ktoś przyszedł z dobrym pomysłem, to na pewno marzy też o tym, aby własnoręcznie go zrealizować. A to nie zawsze tak działa. Są osoby, które są genialne w wymyślaniu, ale totalnie kiepskie w prowadzeniu projektów i praktycznie nie ma szans, że ten temat kiedyś dowiozą.
Warto więc zadać wtedy dwa pytania:
- pierwsze – autorowi pomysłu: czy chcesz wziąć na siebie jego realizację?
- drugie – sobie jako managerowi tej osoby – czy on/ona ma umiejętności i cechy, które pozwolą podołać temu wyzwaniu?
Jeśli któraś z odpowiedzi brzmi „nie”, zastanówcie się nad innym rozwiązaniem. Autor pomysłu może pełnić rolę konsultanta zespołu, który będzie odpowiedzialny za realizację, a jego liderem może zostać ktoś, kto świetnie radzi sobie z wdrażaniem nowych rozwiązań.
Brak wsparcia ze strony managera.
Pomysły zgłoszone przez pracowników często znajdują się poza głównym planem działania firmy, mogą więc być traktowane po macoszemu, jako coś dodatkowego, co pozwalamy łaskawie zrealizować ludziom, skoro już tak bardzo chcą. Zmień to podejście, bo ta droga nie zaprowadzi Was do żadnego fajnego miejsca.
Jeśli angażujesz ludzi w wymyślanie, to Ty jako manager powinieneś się także zaangażować w działanie. Możesz pomóc dotrzeć z pomysłem do odpowiednich osób w firmie, możesz monitorować działania i wspierać, gdy coś idzie nie tak, aż wreszcie możesz sam zakasać rękawy i wykonać zadania, do których masz największą wiedzę czy umiejętności.
Brak planu i harmonogramu działań.
Nie zostawiaj pomysłów samym sobie. W natłoku innych tematów i zadań często dodatkowe inicjatywy schodzą na drugi plan i po jakimś czasie po prostu umierają.
Po ustalaniu, kto się zajmie realizacją nowego pomysłu, stwórzcie jego plan i wpiszcie go w harmonogram pracy konkretnych ludzi, tak samo jak ich „standardowe” taski. Obserwuj postępy razem z zespołem „pomysłowym” i reagujcie od razu na opóźnienia czy trudności. Cały czas pamiętajcie, dlaczego wybraliście akurat ten pomysł do realizacji i jakie korzyści Wam przyniesie, gdy go doprowadzicie do szczęśliwego końca.
4. Mądrze odrzucaj pomysły
Zachęcając pracowników do dzielenia się pomysłami, należy uważać na pewne niebezpieczeństwo: ludzie często zakładają, że jeśli pytasz ich o zdanie (lub pomysł), to potem powinieneś zrobić dokładnie to, co powiedzieli lub wymyślili.
I gdy tak się nie dzieje, rodzi się w nich bunt: „to po co mnie pytasz, jeśli i tak nie bierzesz tego pod uwagę?”.
Oczywistym jest natomiast, że nie jesteś w stanie zrealizować wszystkich pomysłów, które zgłosi Ci zespół. Czasami nie będą one dopasowane do strategii firmy, czasami nie będziesz miał na nie budżetu, czasami nie będą zgodne z aktualnymi priorytetami, a czasami najzwyczajniej w świecie nie będą dobre.
Jak więc z tego wybrnąć?
Jak odrzucać pomysły nie urażając tym ich autorów?
Przede wszystkim daj pełny feedback, podkreśl dobre elementy pomysłu i powiedz szczerze o jego słabościach. Wytłumacz, dlaczego w tej chwili nie możecie podjąć się realizacji i jeśli jesteś w stanie, to wskaż warunki, przy jakich będziecie mogli do tego pomysłu wrócić oraz co warto w nim dopracować.
A jeśli wiesz, że na jakiś pomysł nie ma szans, nie rób złudnych nadziei i powiedz to od razu. Jeśli zrobisz to w sposób konstruktywny i doceniający włożony wysiłek, jest duża szansa, że druga strona przyjmie to ze zrozumieniem i za jakiś czas zgłosi Ci nowy, lepszy pomysł.