Pierwsza odpowiedź, jaka mi się nasuwa to: tak, abyś Ty czuł(a) się z tym OK.
Jeśli przeczytałe(a)ś mądrą książkę na ten temat albo dostałeś od kogoś konkretne wytyczne, jak to powinno wyglądać, ale te metody totalnie do Ciebie nie przemawiają, to nie idź tą drogą. Zamiast tego znajdź swoją własną. Sięgnij po więcej inspiracji, przeczytaj 2 książki więcej, przesłuchaj 3 webinary i zapytaj kilku innych managerów, jak to robią. A potem testuj i sprawdzaj, jak to działa zarówno na feedbackowanego jak i Ciebie.
Udzielanie informacji zwrotnej to typowo „ludzki” charakter pracy managera, a na pracę z ludźmi nie ma gotowych algorytmów, które zawsze zadziałają.
Reakcja drugiej strony na Twój feedback zależy od wielu czynników, m.in.:
- Osobowość odbiorcy
- Jego aktualny stan emocjonalny i psychiczny
- Relacje między Wami
- Sposób udzielania feedbacku
- Miejsce i moment rozmowy
Bądź też przygotowany na to, że to, co świetnie sprawdzi się z jedną osobą, z drugą może zakończyć się totalną klapą, a w skrajnych przypadkach nawet złością czy płaczem. Co więcej nawet z tą samą osobą różne sytuacje i tematy mogą wymagać innego podejścia.
Mój sposób na konstruktywne rozmowy z pracownikami
Po pierwsze: subiektywność
Pamiętaj, że Twój feedback to jedynie TWOJA ocena sytuacji i wynik TWOICH obserwacji. Nie uważaj go za twarde wytyczne, które druga strona musi zaakceptować i bez dyskusji zastosować. Moim zdaniem to najkrótsza droga do utraty jego zaangażowania, a potem efektywności. Traktuj pracownika jak dorosłego, inteligentnego człowieka i daj mu zdecydować, co z Twoim feedbackiem zrobić.
Po drugie: dobre intencje
Skup się na tym, aby Twoja informacja zwrotna niosła realną korzyść dla pracownika, aby zainspirowała go do spojrzenia na siebie i swoją pracę z innej perspektywy, a także pomogła być coraz lepszym. Nie zachowuj się jak sędzia, którego zadaniem jest punktowa ocena zawodnika.
Po trzecie: ciekawość
Bądź otwarty na to, jak sytuację widzi druga strona, rozpocznij dyskusję i potraktuj to, jako poszerzanie własnej perspektywy oraz lepsze zrozumienie ludzi, z którymi pracujesz. Przyjmij za prawdopodobne to, że „Twoja prawda” może nie być jedyną możliwą i właściwą.
Po czwarte: empatyczna asertywność
Wykaż zrozumienie dla argumentów i emocji drugiej strony, ale nie daj się wpędzić w poczucie winy za swoje opinie i nie wycofuj się z nich tylko dlatego, że widzisz, że dla kogoś to jest trudne. Na tym właśnie polega konstruktywna rozmowa i wzajemna nauka tej umiejętności na pewno wniesie waszą współpracę na wyższy poziom.
Po piąte: dwustronność
Daj pracownikowi możliwość odwdzięczenia się za Twój feedback i zapytaj o opinię i odczucia na temat pracy z Tobą. Dzięki temu pokazujesz, że traktujesz go jak partnera, z którego zdaniem się liczysz i że naprawdę zależy Ci na Waszej udanej współpracy. Zyskujesz także dostęp do cennych informacji, które mogą być świetną bazą do Twojego samorozwoju.
Jak często udzielać feedbacku?
Na bieżąco. Czyli zawsze, gdy masz coś do przekazania i bez zbędnej zwłoki.
Aby feedback był zrozumiały i skuteczny, to najlepiej oprzeć go o jakiś konkretny przykład, gdzie chwalone lub ganione zachowanie miało miejsce. Więc jeśli odniesiesz się do jakiejś sytuacji miesiąc, trzy lub o zgrozo dziesięć (bo wtedy wypada rozmowa roczna z pracownikiem) miesięcy po niej, to masz marne szanse, że druga strona będzie ją w ogóle pamiętać, co sprawi, że Wasza rozmowa zamiast konstruktywnej będzie raczej abstrakcyjna.