W wielu firmach komunikacja przebiega wyłącznie pionowo i dokładnie po misternie ułożonych szczeblach hierarchii – czyli zarząd przekazuje informacje najwyższym managerom, a oni przekazują to niżej, do swoich podwładnych, aż wreszcie, po kilku rundach niemal głuchego telefonu nowina trafia do pracowników z pierwszej linii frontu.
Czy to jest sprawne i wygodne?
Pewnie tak. Jest porządek, każdy zna swoje miejsce i nie trzeba rozdrabniać się na dyskusje z „nieważnymi” ludźmi.
A czy jest efektywne?
Tutaj już bym się kłóciła. Działając w ten sposób zarząd firmy mocno ogranicza sobie dostęp do informacji, opinii i pomysłów, które krążą w firmie i które w tym tradycyjnym obiegu nigdy mogą do nich nie trafić, a co w efekcie może doprowadzić do opóźnienia rozwoju firmy czy nawet do poważnych błędów biznesowych.
Skąd taka blokada informacyjna? Ano na przykład stąd:
- Pracownik ma pomysł, ale jego przełożonemu się on nie podoba, więc nie przekazuje go dalej.
- Przełożony obawia się o swoją pozycję, więc nie pozwala podwładnym na żadne inicjatywy wykraczająca poza swój dział.
- Manager nie ma odwagi przekazać wyżej negatywnego feedbacku od pracowników.
- Team Leader jest osobą ceniącą ponad wszystko harmonię i dusi w zarodku wszelkie nieco bardziej burzliwe dyskusje w zespole.
- Manager przekazuje zespołowi decyzję „góry” dokładając swoje wyjaśnienie, które jest niespójne z pierwotną intencją i nacechowanego jego przekonaniami oraz uprzedzeniami.
Hitem tego typu komunikacji jest dla mnie uruchamianie ankiety satysfakcji w firmie, której celem jest ocena bezpośredniego przełożonego i której to wyniki trafiają tylko do tegoż samego przełożonego. A następnie to właśnie jego zadaniem jest rozwiązanie zgłoszonych problemów. Przecież gdyby te problemu były rozwiązywalne w obrębie zespołu, to pewnie już dawno zostałyby wyeliminowane w codziennej pracy.
Jeśli prosisz pracownika (niezależnie od poziomu w organizacji) o szczery feedback, to pochyl się nad nim, potraktuj poważnie i naprawdę postaraj się rozwiązać jego problem.
A jeśli Cię to nie interesuje, to nie rób sztucznych akcji, bo niepotrzebnie budujesz oczekiwania i nadzieję, że coś się może zmienić w firmie. A zawiedzione oczekiwania są dużo gorsze niż ich brak.
Co daje słuchanie pracowników?
- Różne perspektywy – jak to mówią „punkt widzenia zależy od punktu siedzenia”, a z im większej ilości stron coś obejrzysz, tym większą i bardziej obiektywną wiedzę na temat tego czegoś będziesz mieć.
- Znajomość realnych problemów – często jest tak, że po jakimś czasie bycia „na górze” organizacji można stracić świadomość tego, co tak naprawdę dzieje się na froncie, np. nie pracując bezpośrednio z klientami, nie widzisz ich reakcji na Twoją ofertę i nie słyszysz, co mówią o Twojej firmie.
- Więcej pomysłów – dobry pomysł może mieć każdy, naprawdę. Niezależnie od wieku, stażu pracy, stanowiska czy ilorazu inteligencji. Wierząc w to, że tylko management wie, jak rozwinąć firmę tracisz mnóstwo okazji na ulepszenia i innowacje.
- Większe zaangażowanie – posiadanie wpływu jest bardzo ważnym czynnikiem motywacji wewnętrznej, więc jeśli ludzi zauważą, że ceni się ich opinię oraz daje szansę na realizację własnych pomysłów, z dużym prawdopodobieństwem odwdzięczą się większą efektywnością i dbałością o wyniki firmy.
Jak „dopuścić” pracowników do głosu?
Oczywistym jest, że nie da się rozmawiać regularnie ze wszystkimi, konsultować każdej decyzji i realizować wszystkich zgłoszonych pomysłów. Ale istnieje co najmniej kilka sposobów na to, aby osoby zarządzające firmą mogły wsłuchać się nieco bardziej w to, co krąży po firmie.
- Rozmowy korytarzowe – zagadaj spotkanego w kuchni lub wybranego losowo na komunikatorze pracownika i zapytaj po prostu jak się ma, czy wszystko u niego dobrze, jak mu się ostatnio pracuje, co go cieszy a co martwi.
- Spotkania zespołowe – zbierz harmonogram spotkań zespołowych w Twojej firmie i wpadaj co jakiś czas na każde z nich, możesz brać aktywny udział w rozmowie i dopytywać o interesujące Cię kwestię lub być obserwatorem, który dzięki swojej biernej roli może zobaczyć dużo więcej sygnałów, np. niewerbnalnych.
- Dni otwarte – możesz zorganizować w firmie cykliczne spotkania z zarządem, na które każdy pracownik może przyjść i zadać dowolne pytanie. To podejście wymaga wiele otwartości, szczerości zaufania z obu stron, aby faktycznie spełniało swoją rolę.
- Banki pomysłów – zbieraj pomysły, w każdej możliwej formie – zgłoszenia online, cross-działowe burze mózgów, konkursy z nagrodami – wykorzystaj inteligencję zbiorową do napędzenia dobrą energią i firmy i jej pracowników.
- Zgłaszanie błędów – temat trochę kontrowersyjny, ale bardzo ważny w kontekście lepszego działania firmy – nie przyznawaj kar za błędy, ale nagrody za ich zgłaszanie. Każdy odkryty i nazwany błąd daje szansę na jego wyeliminowanie, co sprawi, że Twoja firma będzie działać sprawniej i bezpieczniej.
To jak? Kiedy następnym razem „zamienisz się w słuch”? 😊