Pierwszy raz o tym, że warto spisać zasady współpracy w zespole usłyszałam od psychologa biznesu, z którym mieliśmy warsztaty zespołowe, a wątek pojawił się w kontekście wcześniejszego zgrzytu z jednym z członków mojego zespołu, który konspirował z innym działem.
Porada brzmiała „możecie ustalić, że nie można rozmawiać o sprawach zespołowych z innymi działami w firmie”. I o ile pierwszą myślą w emocjach było: „ustalę Wam takie zasady, że Wam w pięty wejdą!”, to zaraz potem przyszła druga, że przecież nie zabronię ludziom rozmawiać z innymi ludźmi 🙂
Ale sam pomysł kiełkował i wyrósł z niego dokument z zasadami zespołowymi, który własnoręcznie stworzyłam i pełna dumy wysłałam do kilkuosobowego zespołu z prośbą o komentarz, propozycję zmian lub akceptację. Ku mojemu zdziwieniu (i rozczarowaniu też), tylko 1 osoba w ogóle odpowiedziała na maila.
Moje kolejne, bardzo ciekawe, spotkanie z kontraktem zespołowym to serial biznesowy „Kontrakt 5R. Zbuduj zespół marzeń” na platformie Youniversity. Idea kontraktu 5R jest opisana także na blogu Youniversity. Wrażenia? Super! Ale wydało mi się to trochę trudne do zrealizowania dla managerów, którzy nie są wprawieni w tak otwartym sposobie pracy z zespołem.
Jak wdrożyć „łatwy” kontrakt z zespołem?
Pierwsza i najważniejsza zasada, to tworzenie go razem z zespołem.
Niby oczywiste, ale niekoniecznie. Wymaga bowiem od managera dużego otwarcia na opinię i potrzeby zespołu, co już tak oczywiste nie zawsze jest.
Następnie tenże odważny manager organizuje warsztaty z zespołem, na których wszyscy razem przegadują i formułują:
- wspólny cel – oczywiście zgodny z celami ogólnofirmowymi – i dobre moderowanie tej części to bardzo ważna rola dla managera,
- metryki pozwalające oceniać postęp realizacji tego celu – których stały monitoring powinien stać się nową zespołową tradycją, np. podczas cotygodniowych spotkań statusowych,
- zasady współpracy, dzięki którym codzienna praca i interakcje będą właśnie na tym celu skupione:
- merytoryczne – czyli wszelkie procedury i instrukcje ważne w danej firmie czy branży,
- międzyludzkie – określające standardy zachowań w zespole i zminimalizują występowanie personalnych rozgrywek i konfliktów, które są strasznymi pożeraczami czasu i energii w wielu firmach,
- wszelkie inne potrzebne danemu zespołowi zasady.
Jak ustalić zasady współpracy międzyludzkiej w zespole?
Każdy z członków zespołu (łącznie z managerem) może wypisać od 1 do 3 (w zależności od wielkości zespołu) rzeczy, które chciałby, aby:
- były praktykowane w zespole
- były zabronione
Dla przykładu, ja bym wskazała takie:
- Szczerze i otwarcie mówimy o problemach
- Nie zakładamy, że jest tak, jak nam się wydaje
Potem zbieracie wszystkie zasady, omawiacie i wyjaśniacie ewentualne kwestie sporne, a następnie tworzycie z nich dokument lub plakat (jak w kontrakcie 5R), który najlepiej, gdyby wszyscy własnoręcznie podpisali.
Akt podpisywania może wydawać się dziwny, ale podkreśla fakt akceptacji ustalonych zasad oraz buduje większe zobowiązanie do ich stosowania.
Co dalej z kontaktem zespołowym?
Teraz będzie już z górki – wystarczy „tylko” stosować się do ustalonych zasad 🙂
Ale można to znacznie ułatwić poprzez ustalenie, że każdy w zespole ma prawo w każdym momencie i w stosunku do każdego (także managera) odwołać się do kontraktu i wskazać nieakceptowalne zachowanie.
To samo dotyczy ustalonego celu – wszyscy członkowie zespołu są w równym stopniu odpowiedzialni za jego dowiezienie, więc mają pełne prawo zwrócić uwagę tym, którzy zbaczają z ustalonego kursu.
Po co robić kontrakt zespołowy?
Mnie wystarczą dwa argumenty:
- aby zbudować współpracę i współodpowiedzialność,
- aby ułatwić sobie „pracowe” życie.
A Ty potrzebujesz więcej?